Liebe Eltern, liebe Lernende,
aufgrund der Erfahrungen der letzten Jahre möchte der GEV-Vorstand die Elternvertreter:innen auf die Schwierigkeiten bei der Organisation des Abiballs hinweisen. Der Abiball ist, anders als die Zeugnisvergabe, eine außerschulische Veranstaltung, die bisher immer von den Schülerinnen und Schülern organisiert wurde. Auf Wunsch der Schülerinnen und Schüler richten inzwischen häufig Agenturen den Ball aus. Dabei wurden in der Vergangenheit Verträge über hohe Summen unterschrieben, die z.T. nachträglich durch Spenden eingeholt werden mussten, weil weniger Personen am Abiball teilgenommen haben, als ursprünglich angenommen.
Die Schülerinnen und Schüler haben bisher immer zu spät die Eltern kontaktiert, um den Oberstufen-Verteiler zu nutzen, damit die rechtlichen und finanziellen Rahmenbedingungen rechtzeitig kommuniziert werden können.
Aufgrund der frühzeitig notwendigen Buchung von Sälen für den Abiball werden solche Verträge häufig bereits in der Q1 oder Q2 abgeschlossen.
Die Elternvertreter:innen werden gebeten, dies zu beachten und gegebenenfalls rechtzeitig an die Schülerinnen und Schüler heran zu treten, sowie untereinander Kontakt aufzunehmen. Als sinnvoll hat sich erwiesen, wenn nicht einzelne Schülerinnen oder Schüler die Organisation eines Abiballs übernehmen und Verträge eingehen, sondern sich ein Organisationsteam bildet, bei dem auch Eltern zur Beratung hinzugezogen werden.
Die Agenturen für Abibälle bieten häufig zwei Modelle für den Vertragsabschluss an: entweder einen Gesamtvertrag mit nur einer Person oder Einzelverträge mit allen Personen, die dann über die einzelnen Ticketverkäufe abgewickelt werden (ähnlich einem Konzertkartenverkauf).
Beim Modell Gesamtvertrag ist zu beachten, dass der oder die Vertragspartner/in (in der Regel ein Elternteil, wenn die Schülerinnen und Schüler noch minderjährig sind) das Risiko einer hohen Haftungssumme im ca. fünfstelligen Bereich eingeht.
Beim Modell Einzelverträge gelten ähnliche Regelungen wie beim online-Konzertkartenkauf, bei dem die einzelnen Ticketkäufer:innen jeweils einen Vertrag mit dem Veranstalter eingehen, allerdings nur im Wert der jeweils erworbenen Tickets.
Als wegen der oft hohen Preise noch problematischer haben sich die sogenannten Abifahrten, die oft als Pauschalreisen von den gleichen Anbietern vermittelt werden, erwiesen. Hier wurden schon Reisen angeboten, die teurer waren, als wenn sie auf dem freien Markt erworben worden wären. Ausserdem gab es Angebote in Reisegebiete, vor denen das Auswärtige Amt ausdrücklich warnte.
GEV-Vorstand des Heinz-Berggruen-Gymnasiums